永谷研一ブログ

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会議の生産性を上げる3つのノウハウ

今日の富士山 2013年5月24日(金) 晴れ

今日はすっきり、きれいな富士山が見えました。空気も澄んで気持ちいい朝です。
さて
昨日は、午前に三島で開発会議、午後2時から5時は岡山とスカイプ、午後5時から7時は東京とスカイプで会議していました。
一日中会議をしていたことになります。

今日は会議の生産性を上げる術を書きましょう。
一般に日本人は会議が長過ぎて、ホワイトカラーの生産性が低い原因とされています。

会議やミーティングを効率的に行うには3つのノウハウがあります。それは

1.事前準備を全員が行う
2.会議の冒頭に成果を確認する
3.会議の最後に決定事項、報告事項、保留事項でまとめる

です。
1.事前準備を全員が行う
主催者は少なくとも一週間前に「この会議は何のために行うのか」を事前告知します。その上で、すべての参加者が、この会議の成果を高めるための準備を行います。資料を作ったり、調べたり、自分の考えをまとめたりいくらでもやることがあります。他の人との根回しをしなければならない案件もあるでしょう。
ハッキリいうと事前準備をしない人は、会議の参加資格がありません。なぜなら会議になってから考え始める人は、会議の生産性を低める元凶になるからです。

2.会議の冒頭に成果を確認する
会議の冒頭に、その会議が終ったときに得たい成果を確認する必要があります。たとえその会議が30分の会議であったとしてもです。(会議が何分で終るのかは当然確認します)
当然主催者は事前告知で会議の目的を告知していますが、会議の時点で若干ずれているときもあるからです。よって会議のスタート時点で再認識する必要があるのです。
ハッキリいうと成果を最初に決めておかない会議はやる必要がありません。たとえそれがブレスト会議であったとしてもです。

3.会議の最後に決定事項、報告事項、保留事項でまとめる
会議で一番の問題は、決定事項、報告事項、保留事項が曖昧になる点です。
決定事項とは、いつまでに誰が何を行うか明確な仕事です。When、Who、Whatの3つの1つが掛けてもそれは決定事項とは言いません。必ず3つを決める必要があります。
報告事項とは、単に情報共有された話です。意見交換なども報告事項に当たります。報告事項ばかりの会議は何も決まらなかった会議として認識されるべきでしょう。
保留事項は、決定事項の3要素のうち何かが掛けている、もしくは曖昧なものです。それは決定ではなく保留事項として、誰がいつまでに保留状態を解消して決定事項とするのかを会議内で決める必要があります。

以上が、会議やミーティングの生産性を向上させる手です。いずれも日本ではあまり行われていません。あうんの呼吸を重視する日本人は相手にゆだねることが多いので、曖昧のまま会議やミーティングが終る傾向があります。それでは時間を掛けて話した価値は半減します。
すべての参加者がこの3つのノウハウを身につけてチャッチャと仕事は終わりにしていきたいものですね。

では
「今日も元気にいってらっしゃーい」

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